Polityka prywatności

Obowiązuje od 18 lipca 2026 r. Ostatni przegląd: 18 lipca 2026 r.

Ta polityka dotyczy korzystania z publicznego serwisu adwokathannakepa.pl oraz pierwszego kontaktu z kancelarią. Jeżeli kancelaria przyjmie sprawę, osoba, której dane dotyczą, otrzyma informację adekwatną do celów, podstaw prawnych, odbiorców i okresów przechowywania właściwych dla uzgodnionego zakresu pomocy prawnej. Pierwsza wiadomość nie powinna zawierać dokumentów, danych szczególnie chronionych ani szczegółów dotyczących innych osób.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest adwokat Hanna Kępa, prowadząca działalność pod nazwą Kancelaria Adwokacka adwokat Hanna Kępa, ul. Asnyka 2/2, 51-143 Wrocław. Z administratorem można skontaktować się pod adresem kancelaria@adwokathannakepa.pl lub telefonicznie: +48 602 392 540. Pytania i żądania dotyczące prywatności można kierować bezpośrednio na wskazany adres e-mail.

2. Jakie dane i skąd

Dane pochodzą przede wszystkim bezpośrednio od osoby kontaktującej się z kancelarią. Mogą obejmować imię i nazwisko, e-mail lub telefon, wybrany temat, preferencje kontaktu oraz treść krótkiej wiadomości. Serwer może również zapisywać dane techniczne niezbędne do bezpieczeństwa i diagnostyki, takie jak adres IP, czas żądania, adres żądanej strony, kod odpowiedzi i informacje o przeglądarce.

Jeżeli wiadomość zawiera dane innej osoby, nadawca powinien mieć podstawę do ich przekazania i ograniczyć je do minimum. Formularz nie służy do przesyłania danych o zdrowiu, wyrokach, poglądach, danych drugiej strony, pełnych materiałów sprawy ani informacji o pilnych terminach.

Jeżeli mimo tego ostrzeżenia wiadomość zawiera szczególne kategorie danych albo dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa, dostęp do niej jest ograniczany do osób upoważnionych. Kancelaria dokonuje wstępnej kwalifikacji, ogranicza dalsze przetwarzanie do informacji niezbędnych oraz wskazuje bezpieczny kanał dalszego kontaktu. Dane zbędne usuwa się, a w razie przyjęcia sprawy przetwarzanie odbywa się na podstawach właściwych dla pomocy prawnej, z uwzględnieniem tajemnicy zawodowej i art. 10 RODO.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie i podjęcie działań na żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Prowadzenie korespondencji, organizacja kontaktu, wstępna ocena możliwości zajęcia się tematem i ochrona przed nadużyciami — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych i zawodowych, jeżeli znajdą zastosowanie — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; gdy jest to niezbędne i dotyczy szczególnych kategorii danych — także art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
• Bezpieczne udostępnianie serwisu i diagnostyka błędów — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Pomiar odwiedzin i sposobu korzystania z publicznych treści za pomocą Google Analytics 4 wyłącznie po dobrowolnej zgodzie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda obejmuje zapis i odczyt informacji na urządzeniu w zakresie wymaganym przez przepisy o komunikacji elektronicznej.

Checkbox przy formularzu potwierdza zapoznanie się z informacją i żądanie kontaktu. Nie jest zgodą marketingową, analityczną ani reklamową. Decyzje dotyczące opcjonalnych technologii podejmuje się osobno w panelu prywatności. Serwis nie prowadzi newslettera. Aktualny stan personalizacji reklam opisano w sekcji dotyczącej odbiorców.

4. Jak działa formularz

Treść zgłoszenia nie jest zapisywana jako wpis w bazie WordPressa. Po prawidłowym wysłaniu wiadomość trafia na skonfigurowany adres pocztowy kancelarii. W celu ograniczania automatycznych nadużyć serwis tworzy pseudonimizowane skróty HMAC źródła połączenia i podanego sposobu kontaktu oraz przechowuje tymczasowe liczniki prób maksymalnie przez 24 godziny. Skrót służący do rozpoznania identycznej, ponownej wiadomości jest przechowywany maksymalnie przez 6 godzin. Mechanizm antyspamowy nie zapisuje w tych licznikach pełnego adresu IP, treści wiadomości, adresu e-mail ani numeru telefonu.

Wysłanie wiadomości nie oznacza przyjęcia sprawy, zawarcia umowy ani potwierdzenia braku konfliktu interesów. Nie wstrzymuje też biegu żadnego terminu.

5. Odbiorcy i miejsce przetwarzania

Dane mogą być dostępne dla osób upoważnionych przez kancelarię oraz podmiotów wspierających ją na podstawie umów, w szczególności dostawcy hostingu i poczty cyber_Folks S.A., dostawców utrzymania technicznego oraz — jeśli wymaga tego prawo lub prowadzona sprawa — sądów, organów publicznych, innych pełnomocników, biegłych lub usługodawców zawodowych.

Po wyrażeniu zgody odbiorcą danych analitycznych jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, jako dostawca Google Analytics 4. Tag może przekazywać adres i tytuł odwiedzanej strony, adres strony odsyłającej, czas zdarzenia, dane o przeglądarce i urządzeniu, przybliżoną lokalizację oraz losowy identyfikator klienta. Nie wysyła do Google treści formularza ani danych wpisywanych w pola.

Google Ads nie jest obecnie aktywny. Kategoria pomiaru reklam nie jest wyświetlana, a tag Ads nie jest ładowany. Aktywacja wymaga wcześniejszego określenia celu pomiaru, aktualizacji informacji prawnych i konfiguracji, która nie przekazuje treści formularza ani danych wpisywanych w pola.

Google może przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zgodnie z warunkami Google przekazanie do odbiorcy w Stanach Zjednoczonych może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej dotyczącej EU-US Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca jest objęty tą decyzją, albo na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej i środkach uzupełniających. Informacje o stosowanych mechanizmach i możliwości uzyskania ich kopii są dostępne na stronie Google o transferach danych. Aktualny mechanizm należy każdorazowo potwierdzić w warunkach usługi i umowie przetwarzania danych Google.

Serwis nie ładuje zewnętrznych map, czatów ani filmów. Aktualna konfiguracja opcjonalnych usług Google jest prezentowana powyżej bezpośrednio na podstawie ustawień używanych przez mechanizm zgody.

6. Okresy przechowywania i usuwanie

• Licznik antyspamowy: maksymalnie 15 minut.
• Zapytanie, które nie prowadzi do przyjęcia sprawy: pełna korespondencja jest przechowywana maksymalnie przez 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że wcześniej przestanie być potrzebna.
• Dane przetwarzane przez adwokata w ramach wykonywania zawodu: w zakresie objętym art. 16c ust. 1 pkt 2 lit. c Prawa o adwokaturze są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym je zgromadzono, a następnie usuwane. Inne dokumenty mogą podlegać odrębnym okresom wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
• Logi bezpieczeństwa serwera i kopie zapasowe: przez okres wynikający z potwierdzonych ustawień dostawcy hostingu, nie dłużej niż jest to niezbędne do bezpieczeństwa, odtworzenia usługi, wyjaśnienia incydentu albo wykonania obowiązku prawnego. Aktualny okres jest weryfikowany w panelu i warunkach dostawcy.
• Wybór prywatności: w pamięci lokalnej przeglądarki do czasu wyczyszczenia danych strony, zmiany decyzji albo zmiany wersji mechanizmu zgody.
• Cookies Google Analytics: maksymalnie 12 miesięcy od udzielenia zgody; ich termin nie jest odnawiany przy kolejnych odwiedzinach. Wycofanie zgody uruchamia usunięcie cookies analitycznych dostępnych dla tej domeny.
• Dane użytkownika i zdarzeń w usłudze GA4: 2 miesiące. Ustawienie retencji nie wpływa na część zagregowanych raportów, które nie przechowują danych pozwalających na analizę pojedynczego użytkownika.

Po upływie właściwego okresu wiadomości są usuwane z bieżącej skrzynki. Dane mogą pozostać w rotacyjnej kopii zapasowej do czasu jej nadpisania zgodnie z potwierdzoną konfiguracją dostawcy. Okresy i wyjątki wymagają udokumentowania w wewnętrznej procedurze retencji.

7. Prawa osoby

W zakresie przewidzianym przez RODO osoba może żądać sprostowania lub usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, a także dostępu i kopii danych. Prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko wtedy, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody albo umowy. W zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i nie są związane z udzielaniem pomocy prawnej — na przykład w celu organizacji kontaktu, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i diagnostyki błędów — osobie przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją (art. 21 RODO). W odniesieniu do danych pozyskanych przez adwokata w związku z udzielaniem pomocy prawnej zastosowanie mają szczególne reguły Prawa o adwokaturze: art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 i art. 19 RODO stosuje się wyłącznie w zakresie, w jakim nie narusza to tajemnicy adwokackiej, a art. 21 ust. 1 RODO nie stosuje się do takich danych. Każde żądanie jest oceniane indywidualnie z uwzględnieniem prawa, tajemnicy zawodowej i praw innych osób.

Żądanie można wysłać na kancelaria@adwokathannakepa.pl. Dla ochrony danych administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość. Nie każde żądanie usunięcia może zostać spełnione, jeżeli dalsze przechowywanie jest wymagane prawem, tajemnicą zawodową albo niezbędne do ochrony roszczeń.

Zgodę na analitykę można w każdej chwili wycofać przez przycisk Ustawienia prywatności w stopce. Wycofanie jest równie łatwe jak udzielenie zgody i nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

8. Dobrowolność i automatyczne decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, ale imię oraz co najmniej jeden sposób kontaktu są potrzebne, aby kancelaria mogła odpowiedzieć. Zgoda na technologie opcjonalne jest całkowicie dobrowolna, a jej brak nie ogranicza treści ani formularza. Dane z formularza nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania marketingowego.

9. Bezpieczeństwo, poufność i zmiany

Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia TLS, ogranicza zakres formularza i dostęp do panelu oraz stosuje mechanizmy przeciwdziałające nadużyciom. Adwokat jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej, a obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie. Prośba o niewysyłanie dokumentów, danych drugiej strony i szczegółowego opisu w pierwszym formularzu służy bezpieczeństwu informacji oraz sprawdzeniu, czy kancelaria może podjąć rozmowę. Nie stanowi wyłączenia ustawowych obowiązków tajemnicy zawodowej.

Samo wysłanie formularza nie oznacza przyjęcia sprawy, zawarcia umowy, ustanowienia pełnomocnika ani objęcia terminów nadzorem. Polityka będzie aktualizowana, gdy zmienią się funkcje serwisu, dostawcy lub sposób przetwarzania; na początku strony zawsze znajduje się data ostatniego przeglądu.